Kamis, 23 Maret 2017 / 24 Jumadil Akhir 1438 H
S E S P R I
Profil Sekretaris Pribadi (SESPRI)/Ajudan Bupati

Reformasi Birokrasi semakin meneguhkan bahwa kepemimpinan organisasi adalah sebuah kerja kolektif, tidak bersifat personal, lebih sebagai sebuah sistem yang harus bekerja berdasarkan team work dan peraturan yang telah digariskan. Dalam sistem kepemimpinan dikenal adanya peran dan fungsi ajudan/aspri/sespri sebagai personal dan aparatur yang bertugas membantu tugas-tugas keseharian pimpinan daerah.Karena akses dan kedekatan komunikasinya maka peran dan fungsi  ajudan/aspri/sespri menempati posisi penting dalam memaksimalkan fungsi pelayanan para pejabat publik kepada masyarakatnya. Citra kepemimpinan akan dibentuk oleh peran dan fungsi ajudan/aspri/sespri sebagai ujung tombak fungsi pelayanan terhadap masyarakat yang dipimpinnya.

 

Tugas Pokok dan Fungsi Sekretaris Pribadi/Ajudan Bupati Agam :


  1. Menerima dan mencatat pesan baik telepon maupun surat dan bahan lain yang ditujukan kepada pimpinan sebagai bahan informasi untuk disampaikan kepada pimpinan.
  2. Menerima tamu dengan menanyakan maksud kedatangannya dan menyampaikan perihalnya kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan serta mengatur tamu yang akan menghadap pimpinan sesuai dengan kepentingannya.
  3. Membuat notulen atau risalah rapat, mengingatkan pimpinan mengenai rapat, acara dan kegiatan yang segera dilaksanakan atau dihadiri oleh pimpinan agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah disusun.
  4. Menyiapkan dan menyimpan data atau bahan-bahan lain yang telah dan akan digunakan oleh pimpinan untuk sesuatu kegiatan secara rapih dan teratur agar mudah menemukan kembali apabila diperlukan.
  5. Menyusun konsep surat balasan dan data konfirmasi dari instansi lain yang berkaitan dengan acara atau jadwal kegiatan pimpinan dalam rangka koordinasi kegiatan pimpinan.
  6. Menyiapkan dan menyimpan data atau bahan-bahan lain yang telah dan akan digunakan oleh pimpinan untuk sesuatu kegiatan secara rapih dan teratur agar mudah menemukan kembali apabila diperlukan.
  7. Mengagendakan surat masuk dan keluar serta mendistribusikan ke SKPD yang bersangkutan.